הקמת מרכזיה טלפונית בעסק – איך זה עובד ומה השלבים?

הקמת מרכזיה טלפונית בעסק הוא צעד משמעותי עבור כל עסק שמעוניין לשדרג את מערכת התקשורת שלו ולהתאים אותה לעידן המודרני. אבל איך בדיוק זה עובד? איך עוברים ממערכת טלפוניה מסורתית למרכזיה מבוססת ענן, ומה כולל התהליך משלב האיפיון ועד ההפעלה בפועל?

למרות שמדובר בטכנולוגיה מתקדמת,

התהליך עצמו ברור, מובנה ומותאם אישית לצרכים של כל עסק,

כך שהתוצאה היא מערכת תקשורת שמותאמת באופן מדויק לפעילות הארגונית.

שלב האפיון – התאמה מלאה לצרכים של העסק

השלב הראשון והחשוב ביותר בהקמת מרכזיה טלפונית בעסק הוא איפיון הצרכים של העסק.

כל עסק מתנהל אחרת, עם סוגים שונים של שיחות, מבנה ארגוני ייחודי ושירותים שהוא מספק ללקוחותיו.

בשלב זה, צוות המומחים של לונסטאר עובד יחד עם הלקוח כדי להבין לעומק את צרכי התקשורת בארגון:

• כמה שלוחות יש בעסק?

• אילו מחלקות ויחידות קיימות?

• האם יש צורך בניתוב שיחות לפי סוג הלקוח?

• האם הארגון מתנהל עם מוקד שירות לקוחות או מוקד מכירות?

• האם יש צורך באינטגרציה עם מערכות חיצוניות, כמו CRM או ERP?

• מהם זמני הפעילות של העסק ומהם הצרכים מחוץ לשעות העבודה?

האיפיון כולל גם הגדרת תהליכי עבודה אוטומטיים שיכולים לייעל משמעותית את המענה והשירות, למשל:

• ניתוב שיחות חכם לפי שעות פעילות או לפי עומסים

• חיבור למערכת מסרונים אוטומטיים לשליחת הודעות מיידיות למתקשרים

• קביעת ברכות אישיות או מסרים שיווקיים במוזיקה בהמתנה

• הגדרת תורים במערכת הקול סנטר לניהול עומסי שיחות בצורה חכמה

המטרה של שלב האיפיון היא להגדיר מראש את כל צרכי התקשורת של העסק,

כך שהמערכת החדשה תהיה מותאמת באופן מלא לפעילות הארגונית שלכם,

ותאפשר ניהול שיחות בצורה חלקה ואפקטיבית.

שלב ההקמה והפריסה – הפיכת התכנון למציאות

לאחר שהאיפיון הושלם, מתחיל שלב ההקמה בפועל.

בשלב זה, צוות הטכנאים של לונסטאר מגדיר את המרכזיה בענן \ המרכזיה המקומית 

בהתאם להגדרות שסוכמו - הגדרת שלוחות, הקצאת מספרים פנימיים, הגדרת קבוצות צלצול ומחלקות,

ומוודאים שכל החיבורים הדרושים עובדים בצורה חלקה.

לרוב, אחד היתרונות של המרכזיות שלנו הוא שאין צורך בהתקנות פיזיות מסובכות.

כל ההגדרות מתבצעות דרך ממשק ניהול מתקדם, כך שההטמעה היא מהירה, פשוטה וגמישה.

תהליך זה כולל:

• הקמת כל שלוחות המרכזיה לפי מבנה הארגון

• הגדרת נתב השיחות כך שכל מתקשר מגיע בדיוק לאן שצריך

• הטמעת מוזיקה בהמתנה והודעות קוליות מותאמות

• הגדרת שליחת מסרונים אוטומטיים בהתאם לתרחישי שיחה

• יצירת דוחות וסטטיסטיקות מותאמות אישית לניטור פעילות המרכזיה

לכל לקוח יש דרישות ייחודיות, ולכן שלב זה כולל בדיקות ובחינת התצורה,

כדי לוודא שכל ההגדרות אכן עונות על הציפיות ומותאמות באופן מלא לצורכי העסק.

שלב ההדרכה וההטמעה – הלקוחות שלכם ירגישו את ההבדל

המערכת מוכנה, כל ההגדרות במקום, מה עכשיו?

עכשיו נשאר לוודא שהעסק יודע לנצל את כל היכולות החדשות בצורה מקסימלית.

בשלב זה, צוות לונסטאר מלווה את הלקוח בהדרכה על המערכת החדשה,

כך שהמנהלים והעובדים ידעו בדיוק איך להשתמש בכלים השונים.

ההדרכה כוללת:

• שימוש בממשק - להוסיף שלוחות, לשנות הגדרות ולנהל את המרכזיה באופן עצמאי

• שימוש בניהול תורים ומערכת הקול סנטר – כיצד לעקוב אחר ביצועי השיחות ולשפר את השירות

• להכיר את מערכת רשם השיחות – להכיר את הקריטריונים השונים ויכולות המדידה והניטורניהול

• הודעות ומוזיקה בהמתנה – כיצד לעדכן ולשנות קבצים בכל רגע

• 
  

השלב הזה קריטי להצלחת המעבר למרכזיה החדשה,

מכיוון שמרכזיה טובה היא לא רק טכנולוגיה מתקדמת – אלא גם הליווי והדרך שמשתמשים בה.

שלב הליווי והתמיכה – אנחנו כאן לכל שאלה

לאחר ההקמה, התהליך לא נגמר – בדיוק להפך.

צוות לונסטאר ממשיך ללוות את העסק גם לאחר העלייה לאוויר כדי לוודא שהכול מתפקד בצורה חלקה ושכל ההתאמות הנדרשות מתבצעות בהתאם לצרכים המשתנים של הארגון.

כל עסק גדל, משתנה ומתפתח עם הזמן, ולכן יש צורך בביצוע התאמות ועדכונים למערכת,

בין אם זה הוספת שלוחות חדשות, שינוי ניתוב שיחות או יצירת תרחישי אוטומציה חדשים.

מגוון המרכזיות של לונסטאר מאפשרות גמישות מקסימלית,

כך שהעסק שלכם תמיד יוכל להמשיך להתאים את התקשורת הארגונית לצרכים המשתנים שלו.

אז מה מתאים לכם? הקמת מרכזיה טלפונית בעסק - מקומית או בענן ?

כתבנו בדיוק על הנקודה הזו בבלוג שלנו, ממש כאן!

💡 העתיד של התקשורת העסקית כבר כאן – האם העסק שלכם מוכן לעבור לשלב הבא? 🚀

צרו קשר